SELAMAT DATANG DI SMK BHAKTI KARYA

Senin, 27 April 2009

MODUL KEARSIPAN (RANGKUMAN)

C. Rangkuman

1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.

2. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan yang berisikata/nama/masalah. Selain itu berdasarkan fungsinya, terdapat guide primerdan guide pembantu.

3. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yangmempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkanbagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. Selain itu guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta ditemukan kembali.

4. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasikelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yangbanyak; (2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapanbidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad; (3)menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.

5. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpankelompok berkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakandalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad, yaitu folder campuran,folder individu, dan folder khusus.

6. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order),bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Kata tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama, nama kota dan ngarapada baris kedua, Atau, pada baris pertama dicantumkan nama kota dannegara, sedangkan pada baris kedua dicantumkan nama jalan atau alamat.


D. Tes Formatif 1

Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “Serba Ada”. Pada tanggal 15Maret 2002 anda menerima delapan surat yang berasal dari Anton, Caterina,Budi, PT Erman, Fransiska, Joko, PT Ambar, dan Elya. Jelaskan secarasingkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. Sistem penyimpananyang digunakan oleh Toko “Serba Ada” adalah filing sistem abjad.


























Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A Kavling 4 Lantai 3
Jl. RS Fatmawati, Jakarta Selatan


Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga auditor di perusahaan Bapak.

Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Anton Bahtiar
Tempat/Tanggallahir: Surabaya, 12 Desember 75
Pendidikan Terakhir : SMEA Jurusan Akuntansi
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat Jakarta Selatan
Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut saya lampirkangambaran identitas saya sebagai berikut.
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotocopi ijazah dan transkrip nilai,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,



Anton Bahtiar

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003


Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah mem baca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.
Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Caterina Daud
Tempat/Tanggallahir: Surabaya, 10 Maret 1976
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan.
Sebagai bahan pertimbangan bagi bapak berikut saya lampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan dan kelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,





Caterina Daud


Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaanBapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Budi Waluyo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 1 Desember 1974
Pendidikan : SMEA Jurus an Akuntansi
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 SaruaPermai Ciputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,


Budi Waluyo




Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,


Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga administratif di perusahaan/toko yang Bapak pimpin. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagaiberikut.
Nama : Fransiska
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Agustus 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Sekretaris
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 SaruaPermai Ciputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Fransiska

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajuknlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaanBapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut .

Nama : Joko Purnomo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Desember 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Joko Purnomo

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.

Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Elya Raharjo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Oktober 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Elya Raharjo

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.
Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut

Nama : Ambarwati
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Oktober 1976
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan:
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.

Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.


Hormat saya,


Ambarwati

F. Kunci Jawaban Formatif 1

Surat ditemukan pada filing cabinet (lemari berkas) pada laci, guide(pemandu), dan folder di bawah ini.

SURAT KODE LACIFILING CABINET GUIDE FOLDER

Ambarwati A - B Am
Ambarwati

Bahtiar Anton A - B Ba Anton Bahtiar

Daud Caterina C - D Da
Caterina Daud
Fransiska E - F Fr
Fransiska
Purnomo Joko I - J Pu
Joko Purnomo
Raharjo Elya Q - R Ra
Elya Raharjo
Waluyo Budi W - X Wa
Budi Waluyo










G. Lembar kerja 1

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN
1. Alat
Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) iniberjalan dengan baik, diperlukan alat seperti berikut.
a. odner (pengganti filing cabinet);
b. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip);
c. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip);
d. alat tulis -menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex);
e. guide;
f. folder/map;
g. stop map, atau
h. stempel waktu.

2. Bahan
Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut.
a. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan).
b. format bon peminjaman.

3. Langkah Kerja
a. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya.
b. Isi bon peminjaman.
c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.
d. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kodearsip.
e. Ambil arsip yang diminta.
f. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.
g. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya.





BAB IV PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, Anda berhak mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan, Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya.
Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten, apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasiprofesi. Selanjutnya, hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentupemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat, Andaberhak mendapatkan sertifikat kompetensi ya ng dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis.
















DAFTAR PUSTAKA

Biro Tata Usaha Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1995.Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkunganDepdikbud. Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1984. Kamus BahasaIndonesia. Jakarta: Gramedia.

Engelbertus Martono. 1981. Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran. Jakarta: Karya Utama.

Maulana M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara KaryaAksara.

Sulistyo Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: GramediaPustaka Utama.

Syamsul Anwar. 1999. Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.Sri Widayati. 2000. Sistem Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip,Jakarta: PPPG Kejuruan.

The Liang Gie. 1979. Kamus Administrasi Perkantoran. Surabaya:Nurcahya.

Zulkifli Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.