- Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasi yang digunakan.
- Mengurus akomodasi.
- Mempersiapkan jadwal perjalanan dan pertemuan yang akan diadakan pimpinan dalam perjalanan tersebut.
- Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.
- Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.
- Mempersiapkan keperluan keuangan.
- Tujuan bepergian pimpinan bisa bermacm-macam
- Ke mana tujuan pimpinan bepergian
- Kapan perjalanan akan dilakukan
- Bagaimana cara perjalanan
- Surat apa saja yang siperlikan
- Apakah maksud dari kepergian pimpinana
Pertama yang harus dilakukan oleh sekretaris adalah meninjau apakah ada peraturan-peraturan perusahaan yang berkenaan dengan perjalanan dinas.
- Apakah ada prosedur bagi karyawan atau manager yang akan mengadakan perjalanan dinas?
- Adakah bagian atau unit khusus yang bertanggungjawab menangani perjalanan dinas kayawannya.
- Travel biro manakah yang bisa dipakai dan bagaimana pembayarannya.
- Apakah ada ketentuan mengenai kelas pimpinan untuk transformasi dan penginapan.
- Bagaimana pengurusan surat-surat yang diperlukan. Apakah bagian khusus yang mengurus atau diserahkan ke tavel agent atau sekretaris yang harus mengurus sendiri.
- Bagaimana pengadaan keuangan perjalanan dinas.