BAB II PEMBELAJARAN
• RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT
Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen
SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad
Alokasi Waktu : 48 jam
KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Pembelajaran 1:
Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abjad
•Tujuan Pembelajaran 1
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1, diharapkan Anda
1) dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;
2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;
3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad.
B. Uraian materi 1
FILING SISTEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjaddibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar.
Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.
a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal.
Pemeliharaan Folder
Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu (1) folder yangkelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak.
Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.•Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya.Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).
3. Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian.Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkapatau label dalam tab guide dan folder.
a. Label Guide
Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketikdan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor.Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu danmempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.
b. Label Folder
Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebutlangsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang.
Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatuarsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakanadalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.
Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dantidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan labeladalah hal-hal sebagai berikut.
1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);
2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dansetengah bagian atas. Setelah itu, label dilipat ke bawah dandiletakkan pada bagian belakang folder;
3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebutstraight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini.
Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.
Indexing Order
Straight Order
Sujono, H S
H.S. Sujono
Andalan, Sabukinten P
Sabukinten P. Andalan
Brown, Sue L (Miss)
Miss Sue L.Brown
Nainggolan, Rita (Dra)
Dra. Rita Nainggolan
.
4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk luruspenuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudahdilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat.
Folder-baru mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.
c. Label Tempat Penyimpanan
Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempa tpenyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;
2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awaldan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentangalfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalamrentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, denganA1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.
d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis
Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentusaja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetisyang ada akan dibahas berikut ini.
1) Variadex System
Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta,Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan denganmenggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan danpenemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye,kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi
pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk namayang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yangberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning.Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yangberwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarnakuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folderuntuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.
2) Alpha Code System
Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Paloalto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yberwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warnayang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yangdiformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.
Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepa tdilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka danditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapat diperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi.
Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda.
3) Super Ideal System
Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon,Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama.Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contohBE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetisyang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H,M).
Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi sepertiguide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihatalfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tabguide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepatdan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individuuntuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinas iposisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebihsering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.
4) Alpha – Z System
Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warnapada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secarasederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folde rmempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latarbelakang putih untuk menandai huruf alpabet.Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kodewarna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisifolder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian darialfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yangdipindahkan.Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapatditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan.Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasatetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip.
Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah Amerah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abu-abu,H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N - Z.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.
1. Keuntungan
a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkaspada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkannama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;
b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.
2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaianpemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segikeamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.
PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA
BERHATI-HATI
Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut.
1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas
• RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT
Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen
SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad
Alokasi Waktu : 48 jam
KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Pembelajaran 1:
Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abjad
•Tujuan Pembelajaran 1
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1, diharapkan Anda
1) dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;
2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;
3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad.
B. Uraian materi 1
FILING SISTEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjaddibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar.
Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.
a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal.
Pemeliharaan Folder
Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu (1) folder yangkelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak.
Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.•Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya.Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).
3. Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian.Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkapatau label dalam tab guide dan folder.
a. Label Guide
Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketikdan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor.Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu danmempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.
b. Label Folder
Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebutlangsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang.
Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatuarsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakanadalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.
Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dantidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan labeladalah hal-hal sebagai berikut.
1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);
2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dansetengah bagian atas. Setelah itu, label dilipat ke bawah dandiletakkan pada bagian belakang folder;
3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebutstraight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini.
Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.
Indexing Order
Straight Order
Sujono, H S
H.S. Sujono
Andalan, Sabukinten P
Sabukinten P. Andalan
Brown, Sue L (Miss)
Miss Sue L.Brown
Nainggolan, Rita (Dra)
Dra. Rita Nainggolan
.
4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk luruspenuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudahdilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat.
Folder-baru mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.
c. Label Tempat Penyimpanan
Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempa tpenyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;
2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awaldan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentangalfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalamrentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, denganA1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.
d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis
Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentusaja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetisyang ada akan dibahas berikut ini.
1) Variadex System
Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta,Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan denganmenggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan danpenemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye,kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi
pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk namayang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yangberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning.Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yangberwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarnakuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folderuntuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.
2) Alpha Code System
Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Paloalto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yberwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warnayang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yangdiformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.
Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepa tdilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka danditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapat diperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi.
Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda.
3) Super Ideal System
Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon,Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama.Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contohBE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetisyang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H,M).
Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi sepertiguide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihatalfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tabguide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepatdan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individuuntuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinas iposisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebihsering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.
4) Alpha – Z System
Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warnapada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secarasederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folde rmempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latarbelakang putih untuk menandai huruf alpabet.Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kodewarna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisifolder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian darialfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yangdipindahkan.Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapatditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan.Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasatetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip.
Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah Amerah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abu-abu,H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N - Z.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.
1. Keuntungan
a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkaspada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkannama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;
b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.
2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaianpemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segikeamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.
PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA
BERHATI-HATI
Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut.
1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas
