Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.
Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :
• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :
Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :
• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :
• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :
Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.
Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.
Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :
• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :
Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :
• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :
• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :
Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.
Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar