MEMPERSIAPKAN PERJALANAN DINAS

A. Hal-hal yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas.

• Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasi yang digunakan.
• Mengurus akomodasi.
• Mempersiapkan jadwal perjalanan dan pertemuan yang akan diadakan pimpinan dalam perjalanan tersebut.
• Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.
• Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.
• Mempersiapkan keperluan keuangan.

B. Informasi yang harus diketahui sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

• Tujuan bepergian pimpinan bisa bermacm-macam
  
• Ke mana tujuan pimpinan bepergian
• Kapan perjalanan akan dilakukan
• Bagaimana cara perjalanan
• Surat apa saja yang siperlikan
• Apakah maksud dari kepergian pimpinana

C. Persiapan Perjalanan Dinas
Pertama yang harus dilakukan oleh sekretaris adalah meninjau apakah ada peraturan-peraturan perusahaan yang berkenaan dengan perjalanan dinas.

• Apakah ada prosedur bagi karyawan atau manager yang akan mengadakan perjalanan dinas?
  
• Adakah bagian atau unit khusus yang bertanggungjawab menangani perjalanan dinas kayawannya.
• Travel biro manakah yang bisa dipakai dan bagaimana pembayarannya.
• Apakah ada ketentuan mengenai kelas pimpinan untuk transformasi dan penginapan.
• Bagaimana pengurusan surat-surat yang diperlukan. Apakah bagian khusus yang mengurus atau diserahkan ke tavel agent atau sekretaris yang harus mengurus sendiri.
• Bagaimana pengadaan keuangan perjalanan dinas.

materi anyar

http://www.scribd.com/doc/19444025/Rpp-Amir-12-Trans

http://setiyawati.blogspot.com

http://nurulwirda.wordpress.com

Penanganan Surat

Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :


Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :


Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.

Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.

“TELEPHONE TECHNIQUE & COURTESY”

Teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra
perusahaan yang positif. Keterampilan dan kemampuan menelepon yang baik
perlu dimiliki oleh semua karyawan di sebuah perusahaan, terutama oleh
operator, receptionist atau junior secretary, sebagai “pintu gerbang” penerima
telepon. Training ini akan membahas tata cara, etiket sampai ketrampilan
menelepon yang baik, untuk menghindari keluhan dari penelepon maupun
penerima telepon.
Materi bahasan:
1. Introduction: citra professional, pentingnya teknik dan etiket bertelepon
yang baik.
2. Professional telephone conversation:
a. Sikap positif
b. Effective communications; suara, pilihan kata yang baik
c. Active listening
d. Assertiveness
e. Wawasan luas.
3. Teknik dan etiket dalam:
a. Menerima telepon
b. Holding/transferring
c. Menelepon.
4. Menghadapi penelepon sulit.
Metode pelatihan: pembahasan konsep , role play/latihan praktek
Target Peserta : Receptionist, Operator telepon, Sekretaris, Customer
service officer.

Wartel adalah singkatan dari warung telepon / warung telepon adalah suatu unit bisnis atau unit usaha yang memberikan jasa pelayanan telekomunikasi dalam bentuk sambungan telepon kepada para konsumen dengan tarif tertentu sesuai yang telah ditetapkan sebelumnya serta berlaku secara umum. Di wartel kita bisa menelpon ke telpon rumah dan telepon seluler. Berikut ini adalah cara atau tips panduan langkah-langkah dalam menggunakan jasa wartel :

1. Persiapan Sebelum Ke Wartel
- Siapkan uang untuk membayar tagihan wartel yang akan ditagihkan kepada anda seusai menelpon.
- Siapkan nomor telepon orang yang akan anda hubungi. Jangan sampai sampai di wartel anda pulang lagi karena lupa nomernya.
- Berpakaian yang sopan dan bersikap yang baik karena kalau tidak sopan bisa diusir sebelum masuk ke dalam wartel.
- Buang air kecil maupun besar sebelum ke wartel agar pada saat ditengah-tengah obrolan telepon anda tidak kebelet pipis atau boker.

2. Ketika sampai Di Wartel
- Jika pernjaga wartel tidak ada di tempat sebaiknya ditunggu sampai orangnya ada agar tidak menimbulkan masalah nantinya kecuali dalam keadaan darurat.
- Masuk ke dalam bilik telepon dengan sopan dan jangan membanting pintu.
- Antri yang rapi jika wartel sedang penuh, duduk dengan baik dan jangan mendahului giliran orang yang datang lebih dahulu.
- Periksa perangkat hardware wartel sebelum dipakai. Jika rusak pindahlah ke bilik wartel lain. Jangan diutak-atik agar tidak kesetrum listrik.

3. Ketika Menelepon di Wartel
- Jangan merusak perangkat wartel yang ada karena perangkat wartel tersebut adalah milik pemilik wartel.
- Meneleponlah seperlunya jika wartel sedang penuh dan banyak antrian, karena mungkin saja orang lain sedang sangat membutuhkan telepon saat itu.
- Jangan curang dengan memasukkan kode2 tertentu untuk merubah sistem perhitungan pulsa atau waktu pakai telpon anda, karena bisa saja anda tertangkap basah dan siserahkan ke pihak yang berwajib alias polisi.

4. Setelah menggunakan telepon wartel
- Datangi penjaga kasir wartel untuk membayar tanpa menodongkan senjata apapun.
- Bayarlah sesuai tagihan yang tertera pada struk pembayaran jika ada. Periksa struk atau bon wartel tersebut apakah sudah benar dan tidak curang. Komplen tagihan jika hitungannya tidak benar atau asal-asalan.
- Bayar dengan uang asli dan jika menerima uang kembalian jangan lupa melalukan 3d alias dilihat, diraba, dan diterawang.
- Jika sudah selesai semua, maka tinggalkan wartel.

----

Inti Langkah Menggunakan Jasa Wartel Yaitu :
1. siapkan uang dan nomor telepon yang hendak dihubungi
2. datang ke wartel dan mulai berbicara dengan telepon wartel
3. bayar dan pulang

Penanganan Telepon

Teknik menelepon
Lima belas detik pertama menelepon sangatlah penting. Kunci suksesnya adalah mengetahui cara memuat suara Anda profesional. Adapun cara menelepon adalah sebagai berikut :
1. gunakan suara alami anda, mengubah suara untuk menciptakan kesan lain secara tidak sadar, selain palsu juga berbahaya bagi suara anda
2. berdirilah saat menelepon, posisi ini meningkatkan ketegasan dan kekuatan anda. Tersenyumlah selagi bicara. Senyum melepaskan endorfin dalam tubuh. Endorfin adalah hormon rasa senang, anda akan merasa lebih baik, demikian juga lawan bicara
3. perhatikan respon lawan bicara, apakah mereka sering salah mendengar nama anda atau minta diulangi? Apakah mereka ragu-ragu saat anda menginginkan mereka bicara? Mungkin mereka tidak bisa mendengar atau memahami anda dengan baik
4. dengarlah secara aktif, tunjukkan pada lawan bicara bahwa anda mendengarkan, gunakan respons positif seperti ”ya”, ”saya paham,” dan ”tentu”
5. ketahui alasan anda menelepon. Ini penting. Anda harus mampu mengucapkan motivasi dengan singkat dan jelas. Hal ini terdengar jelas, tapi banyak orang yang tidak menguasainya sehingga membuat kesan pertama yang kurang meyakinkan
6. ketahui sebanyak mungkin tentang orang atau perusahaan yang anda telepon
7. carilah koneksi di perusahaan tersebut sebelum menelepon. Jika tidak ada, tentukan orang yang akan anda hubungi (seperti piminan HRD, staf senior, atau manajer tertentu)
8. bersikaplah antusias dan sopan. Jika anda tersambung dengan orang yang dihubungi, tanyakan apakah mereka bisa bicara saat itu atau mungkin lebih baik menelepon lain kali.
9. jaga respon anda singkat dan lugas
10. bersikaplah ramah namun profesional
11. catatlah (terutama nama)
12. pastikan anda menindaklanjutinya dengan mengirimkan bahan yang mereka minta. Tanyakan apakah mereka ingin bahan-bahan dikirimkan melalui telepon, email, dan sebagainya
13. pastikan anda mengirimkan ucapan terima kasih setelah pembicaraan telepon penting (wawancara, berbagai informasi, dan sebgainya)


Sumber : KOMPAS & Majalah FORSEL, 4 Desember
2006

TATA CATA MENERIMA TAMU KANTOR

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

MACAM - MACAM TAMU

Macam-Macam tamu menurut kepentingannya :

a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

Apabila di perusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus menghadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan pertengkaran. Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan mereka dan segera hubungi SATPAM untuk mengamankan mereka.

Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan. Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perli mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila diperusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaliknya digilir agar tidak terlalu memberatkan beban kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut.

b.Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

c.Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dsb. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

d. Tamu aparat pemerintah
1. Yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

3. Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

8 Aturan Dengan Rekan Kerja

Membangun suasana kerja yang nyaman tentu harus dilakukan semua orang yang berada di lingkungan tersebut. Termasuk Anda, tentunya. Jika hubungan dengan sesama rekan kerja terbina dengan baik, bukan saja suasana nyaman yang akan didapat, tapi juga tim kerja yang solid. Berikut sejumlah aturan dasar yang sebaiknya dicermati.

1. Panggil namanya
Bila berbicara dengan rekan sekerja dan Anda tidak memanggilnya dengan sebutan "Anda" melainkan dengan menyebutkan namanya, maka pesan yang Anda sampaikan jelas. Hal ini juga memperlihatkan bahwa Anda peduli dengan lawan bicara dan menganggapnya penting. Bumbui kalimat dengan menyebutkan nama dan mulailah pertanyaan dengan, misalnya, "Selamat pagi, Yuni, bagaimana kabarnya pagi ini?"

2. Akui kesalahan
Tidak perlu malu. Mau mengakui kesalahan justru merupakan tindakan yang patut dihormati karena sangat jarang orang yang mau melakukan hal ini. Singkirkan ego Anda dan akui bahwa diri Anda tidak sempurna. Dalam mengakui kesalahan yang dilakukan, tidak perlu bersikap berlebihan. Cukup dengan mengatakan, "Saya menyadari, saya telah melakukan kesalahan."

3. Hormati kemampuan
Jangan merasa paling mampu mengerjakan segala sesuatu. Akui kemampuan orang lain. Beri kepercayaan pada seseorang untuk melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Dengan memberi kepercayaan pada seseorang, berarti Anda memberikan dukungan kepadanya untuk betul-betul menghasilkan serta memberi yang terbaik. Selain itu, sebaiknya bersikap sabar terhadap rekan sekerja yang masih pemula dalam bidangnya.

4. Tunjukkan minat tulus
Perhatikan minat dan kegemaran dari rekan-rekan sekerja di sekitar. Walaupun minat dan kegemaran mereka berbeda dengan yang Anda sukai, tunjukkan perhatian Anda dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan di seputar topik tersebut. Segi positifnya adalah Anda belajar mengenai sesuatu yang baru. Dan jangan lupa, setiap orang senang diperhatikan dan diingat. Yang penting, Anda tahu kapan saatnya berbicara dan kapan saatnya untuk diam.

5. Beri pujian
Bila bawahan telah berhasil melakukan pekerjaannya dengan baik, beri pujian dan tunjukkan bahwa Anda betul-betul memperhatikannya. Misalnya dengan mengatakan, "Yulita, penjelasan yang dikemukakan di rapat tadi sangat baik dan membuat semua orang terkesan." Hindari kritikan dan beri kritik bila memang diperlukan dan kritikan tersebut harus lebih merupakan kritik yang membangun.

6. Ucapan terima kasih
Bila memerlukan tenaga orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan Anda, pastikan Anda memperlihatkan rasa terima kasih pada orang tersebut dan tawarkan kepadanya bantuan Anda bila dia memerlukan.

7. Rendah hati
Anda tidak perlu menggembar-gemborkan hasil pekerjaan. Tidak seorang pun menyukai sikap ini. Anda harus sabar agar orang lain memperhatikan prestasi Anda. Biarkan orang lain melihat dengan sendiri hasil pekerjaan dan ketekunan Anda. Sikap ini lebih dihargai.

8. Bantu atasi kesalahan
Setiap orang dapat melakukan kesalahan dan bila kesalahan ini terjadi di depan orang banyak, tentu saja perasaan malu yang timbul. Oleh karena itu, bila ada rekan sekerja yang mengalami hal ini, lakukanlah hal sama. Jangan menertawakan kesalahan yang dilakukan oleh orang lain, sebaliknya katakan, "Setiap orang pernah mengalaminya," dan yakinkan kepada orang yang bersangkutan bahwa hal ini tidak berarti kiamat. Bila takut salah dengan ucapan Anda, lebih baik diam.

7 Trik Bicara Di Depan Umum

Bosan menjadi seorang yang pasif dan ingin lebih percaya diri di depan banyak orang? Mulailah memperkaya dan membangun rasa percaya diri! Anda bisa mulai mencoba trik berikut!

Tahukah Anda, tak semua orang yang saat ini berhasil menjadi pembicara atau pelaku presentasi di muka umum adalah orang yang terlahir dengan memiliki rasa percaya diri yang tinggi. Sebagian dari mereka juga kerap dilanda “demam panggung” ketika harus menjadi pusat perhatian di dalam suatu komunitas.

Ya, demam panggung memang bisa melanda siapa saja. Tak hanya seorang public speaker, karyawan biasa yang pada suatu ketika harus mengajukan usul dalam ruang rapat sekalipun bisa saja terserang demam panggung.

Ketika giliran harus menyuarakan pendapat, tiba-tiba hilang seluruh keberanian berikut rangkaian kata yang sudah disusun rapi dalam benak. Atau, saat harus menjelaskan usulan yang sedang dibahas, Anda kehilangan speech control. Bicara pun jadi tak fokus dan terkesan tak berujung pangkal.

Sesi berikutnya, Anda pun ditinggal audiens yang awalnya sudah siap mendengarkan penjelasan dari Anda. Nah, tak perlu putus asa bila kerap mengalami hal demikian! Ada banyak trik yang bisa dilakukan agar rasa percaya diri Anda tumbuh ketika berbicara di depan umum.

1 Jaga Kecepatan Bicara
Jaga laju berbicara agar tetap moderat. Jangan berbicara terlalu cepat. Orang akan sulit mengerti apa yang Anda bicarakan bila berbicara terlalu cepat. Kebanyakan pembicara yang memiliki rasa percaya diri yang tinggi akan bicara perlahan, namun tak kehilangan fokus atau jadi membosankan.

2 Kembangkan Bahasa
Luangkan waktu untuk meningkatkan kemampuan kosa kata Anda. Jangan bicara berlebihan, terutama saat sedang melakukan presentasi. Bila kerap menggunakan kata-kata yang berlebihan akan membuat Anda terlihat kurang cerdas. Begitu pula bila kerap menggunakan banyak istilah dalam pilihan kata, hanya untuk membuat Anda tampak lebih berwibawa.

3 Gunakan Diafragma
Bicaralah melalui diafragma (rongga dada). Ini akan memberi Anda resonansi suara dan proyeksi.

4. Buka Tangan

Gunakan gestur (bahasa tubuh) membuka tangan dengan posisi telapak tangan menghadap ke atas. Ini akan memberi kesan Anda mengatakan, “Saya tak punya hal yang perlu disembunyikan. Saya hanya bicara yang sebenarnya!” Namun, jangan melakukannya berlebihan, karena akan mengganggu atau mengacaukan perhatian audiens Anda.

5. Pelihara Kontak Mata

Sementara Anda memaparkan pemikiran, sebaiknya lakukan dengan tetap memelihara kontak mata dengan semua lawan bicara Anda. Ini akan membuat Anda tak kehilangan fokus saat berbicara di muka umum.

6. Berdiri Tegak

Cobalah untuk tetap berdiri tegak setiap kali Anda memiliki kesempatan berbicara di depan umum. Jangan simpan tangan Anda dalam saku celana, dan jangan lupa untuk selalu menyunggingkan senyum terbaik, tanpa kesan dibuat-buat.

7. Buang Beberapa Kata

Kebiasaan mengatakan, “Eee...”, “Apa itu”, atau “Anu”, sebaiknya mulai Anda hilangkan saat berbicara di muka umum. Menggunakan frase atau kata-kata seperti ini akan membuat Anda terlihat tak percaya diri dan tidak profesional.

ETIKA MENGGUNAKAN EMAIL DI KANTOR

Cara Anda menulis e-mail merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. E-mail, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, e-mail juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan e-mail yang baik.

1. E-mail bukan satu-satunya cara berkomunikasi
E-mail merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. E-mail sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi e-mail juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui e-mail. Jadi, gunakan e-mail secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui e-mail. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui e-mail, karena kehadiran Anda tidak dirasakan.

2. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik.
Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

3. Tulis isi e-mail dengan jelas.
Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

4. Terbuka terhadap pertanyaan
Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.

5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

6. Batasi e-mail humor.
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.

7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas e-mail
Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab e-mail. Bila pada saat akan menulis e-mail Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis e-mail kembali.

8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab e-mail.
Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain).

9. Belajar menulis e-mail yang baik
Menulis e-mail yang baik memerlukan latihan. E-mail harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan e-mail.

10. Gunakan bahasa yang baik
Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.

ETIKA BERTELEPON DI KANTOR

Dua hari lalu, iya bener, dua hari lalu, saya dapat dua telepon menjengkelkan di hari yang sama. Makanya, butuh waktu dua hari untuk meredam emosi kqkqkq…sekarang dah bisa ketawa ceria niy…

Kutipan percakapan nya:

-----------

A = Mbak dari sebuah departemen di Hotel ***** (maksudnya hotel berbintang 5. Namanya, lebih baik ga usah disebutkan saja) di Nusa Dua

B = saya

B = Selamat pagi

A = Mbak, punya white orchid?

B = Ga punya, Mbak. Ini dari mana?

A = Dari Hotel XX. Punyanya warna apa?

B = Ungu

A = Ungu? [si mbak nggrundel trus, klik … putus]

B = ???

-----------

A = Salesman dari buku petunjuk telpon XX

B = saya

B = Selamat siang

A = Bu, apa betul ini PT. ABC?

B = Ya, betul, Pak.

A = Begini Bu, saya dari XX. Perusahaan Ibu mendapat gratis 1 tahun beriklan di XX. Bla..bla..bla [menerangkan fasilitas nya]

B = [heran mode on, koq bisa yah…?]

A = Bagaimana Bu, mau diambil?

B = Terima kasih Pak, tidak usah saja, karena PT nya ini belum beroperasi

A = Maksudnya?

B = PT nya belum jalan, belum ada kegiatan.

A = Belum ada kegiatan? [klik … putus]

-----------

Wala..wala…berasa ga sih…kalo digratisin itu menyebalkan….

-----------

Etika Bertelepon di Kantor

Sumber: http://astaga.com/karir/index.php?id=28209&cat=133

Siapapun sudah tau cara menggunakan dan berbicara di telepon. Karena benda yang satu ini memang sangat familiar di antara alat komunikasi lainnya. Tetapi, meskipun berbicara di telepon itu mudah, ada etika dan aturan tersendiri. Anda tidak bisa langsung 'nyerocos' ini itu begitu ada nada 'hallo' di seberang sana.

Sekalipun Anda bukan operator telepon, Anda perlu tau aturan dalam bertelepon ria. Karena apapun pekerjaan Anda, pasti tak terlepas dari urusan telepon bukan? Berikut ini etika bicara di telepon, baik dalam menelepon maupun 'menerima' telepon.

Menelepon

- Ucapkan salam begitu telepon diangkat di seberang sana. Misalnya 'selamat pagi', 'selamat siang', dst. Jangan sampai ketika telepon diangkat Anda langsung pada pembicaraan, seperti "Saya mau membicarakan masalah utang piutang dengan...." Kalau Anda melakukannya Anda bisa dicap nggak sopan.

- Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju. Misalnya "Saya Rina dari PT. Cipta Bahagia, bisa bicara dengan Ibu Shanty di bagian billing...?" Jangan langsung 'menuduh' "Ini Ibu Shanty ya..?"

- Ucapkan terima kasih jika Anda disuruh menunggu. Jangan menggerutu atau ingin buru-buru, misalnya "Cepetan ya penting nih..!" Jika ternyata orang yang Anda cari tidak ada di tempat, sampaikan keinginan Anda untuk meninggalkan pesan. Sebelumnya tanyakan dulu "Apakah saya bisa meninggalkan pesan..?. Jika bisa, beritahukan pesan Anda dengan jelas. Jangan lupa sebutkan identitas diri Anda sekali lagi, seperti nama, nomor telepon, dan alamat kantor. Kemudian ucapkan terima kasih dan salam untuk mengakhiri pembicaraan.

Menjawab Telepon

- Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon. Jangan mengangkat telepon setelah lebih dari tiga kali deringan. Kemudian sebutkan nama Anda dan perusahaan. Misalnya, "Selamat siang, PT. Biru Laut dengan Dewi, bisa saya bantu?"

- Bila si penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan terlebih dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Seperti, "Maaf dengan siapa saya bicara..?"

- Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan padanya untuk meninggalkan pesan. "Maaf Pak Rudi sedang tidak ada di tempat. Anda mau meninggalkan pesan..?" Jika ia meninggalkan pesan, catat isi pesannya dengan jelas. Jangan pernah lupa mencatat nama dan nomor telepon si penelepon.

- Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. "Saya akan segera sampaikan pesan Anda.." Kemudian ucapkan salam ketika mengakhiri pembicaraan.

Pada intinya usahakan untuk selalu sopan dalam berbicara di telepon. Ingat, meskipun tidak bertatap muka secara langsung, dari nada dan cara Anda bicara di telepon, orang akan mudah membaca karakter Anda. Maka jangan lupakan etika bertelepon..!

ETIKA CHATTING DI KANTOR

Kemudahan dalam memanfaatkan fasilitas tersebut membuat orang gemar melakukannya, baik tua atau muda. Bahkan bukan rahasia lagi, sebagian besar para pekerja di kantor menghabiskan waktunya untuk chatting! Sebagian melakukannya untuk obrolan pribadi dan sebagian lagi untuk membicarakan masalah pekerjaan.

Sekalipun praktis dan mudah, Anda tak bisa asal melakukannya. Ada aturan tak tertulis yang kerap tak disadari para penggemar chatting. Karena meskipun tak dilakukan secara face to face, bisa saja kegiatan ini mengganggu. So, agar tak saling mengganggu, coba simak etika dalam ber-chatting-ria berikut ini:

* Sopan
Sekalipun Anda tau siapa-siapa saja rekan chatting Anda yang sedang online atau tidak, Anda tidak bisa memaksa salah satu rekan Anda yang online untuk meladeni Anda. Bersikaplah sopan. Awali obrolan dengan kata-kata, 'Anda sibuk....?'

* Jangan kebanyakan basa-basi
Jika rekan Anda mengatakan sibuk namun Anda ingin membicarakan hal penting, jangan banyak basa-basi! Tak perlu membahas hal-hal yang tak perlu. Jika terkait dengan pekerjaan, tuliskan pesan singkat bahwa Anda ingin berdiskusi soal pekerjaan.

* Hormati jam sibuknya
Jika ia menolak Anda ajak bicara dengan alasan sibuk, Anda tidak boleh memaksa. Anda bisa mengatakan bahwa dia bisa memberi tahu Anda ketika tidak sibuk dan siap diajak membahas sesuatu lewat fasilitas chatting.

* Jangan mengganggu
Kendati seseorang terlihat online, bukan berarti dia berada di tempat sepanjang hari. Jika sapaan Anda tak dijawabnya, jangan menuliskan pesan beruntun yang menuntut agar Anda segera diladeni. Tahan juga keinginan Anda untuk menelpon. Bisa jadi, mereka memang tak ada di tempat karena meeting, keluar kantor atau dipanggil bos.

* Jangan bohong
Jika Andalah yang disapa namun Anda sibuk, jangan pura-pura tak ada di tempat dengan tidak menjawab pesannya. Lebih baik Anda jujur dan mengatakan bahwa Anda sedang sibuk. Sebaliknya, Anda akan stres sendiri jika Anda belagak tak sibuk dan dia terus memborbadir Anda dengan beraneka obrolan. So, tak ada salahnya Anda menolak meneruskan obrolan secara halus.

* Jangan memaksakan diri
Jika Anda benar-benar sibuk dan tidak mau diganggu oleh teman-teman chatting Anda, jangan memaksakan diri untuk online. Jika ada hal yang penting, tentu rekan Anda bisa meninggalkan pesan lewat email.

Jika Anda memang sedang ada waktu dan mood Anda sedang bagus untuk chatting, nggak ada salahnya loh Anda lakukan. Sekedar refreshing di tengah kesibukan atau menanyakan pekerjaan lewat chatting, jamak aja deh. Asal tentu saja, jangan sampe kebablasan. Jangan sampai Anda lupa pulang, makan, dsb hanya gara-gara chatting! Hentikan chatting segera jika kondisinya tak memungkinkan lagi. Teman chatting Anda pasti mengerti kok!

5 HALTERLARANG YANG DILAKUKAN SAAT BEKERJA

KENDATI menghadirkan kepribadian rumah ke dalam pekerjaan sangat penting dilakukan oleh karyawan, namun tak selamanya Anda bebas bersikap di kantor seperti saat berada di rumah sendiri.

Sebab kantor merupakan tempat para karyawan bekerja dan mengeluarkan ide-ide kreatif mereka, di mana di dalamnya terdapat beberapa peraturan yang harus ditaati oleh para karyawan.

Peraturan kantor memang harus selalu ditaati setiap karyawannya, tapi tanpa disadari kadang ada beberapa hal tabu yang pernah atau sering dilakukan oleh para pekerja saat berada di lingkungan kantor.

Menurut berita yang dilansir dari Careerbuilder, Kamis (13/11/2008) ada 5 hal tabu yang dilarang untuk dilakukan karyawan selama berada di kantor, di antaranya:

Ciuman

Kantor bukanlah tempat yang pas untuk Anda melakukan aksi yang satu ini. Terlebih bila ciuman yang Anda lakukan dengan salah satu karyawan sekantor diketahui oleh karyawan lainnya dan terdengar ke atasan Anda. Dijamin ejekan teman-teman dan peringatan keras dari atasan akan melayang pada Anda.

Bergosip

Kendati pekerjaan ini menjadi ajang yang menyenangkan saat pekerja tengah bersantai atau istirahat dari pekerjaannya, namun gosip di kantor pastinya akan cepat tersebar luas.

Karena itu berhati-hatilah untuk menyampaikan sesuatu, sebab mulutmu adalah harimaumu. Jadi jika ingin menjadi biang gosip di kantor, berpikirlah terlebih dahulu, apakah nantinya Anda akan dikucilkan atau tidak.

Minum terlalu banyak

Meneguk minuman keras tentu akan memberikan pengaruh buruk bagi seseorang. Baik itu selama berada di area kantor ataupun tidak, dapat memberikan dampak negatif yang merugikan. Kali ini dampak merugikan tersebut tidak hanya akan Anda rasakan sendiri, tapi orang-orang yang ada di sekitar Anda pun akan turut merasakan kerugian.

Busana yang tidak tepat

Busana sangat memberikan pengaruh yang besar terhadap penampilan dan citra diri seseorang. Nah agar terlihat santun dan rapi saat bekerja, maka sebaiknya Anda mengenakan busana yang tidak seksi dan urakan.

Pemakaian aksesori memang dapat melengkapi penampilan, namun sebaiknya hindari menggunakan aksesori berlebihan. Sebab saat Anda terlalu berdandan seperti hendak pergi ke pesta, pasti akan menyita perhatian banyak orang.

Melupakan nama seseorang

Tak hanya menjadi hal yang tabu saat Anda salah menyebut nama, tapi dapat menjadi salah satu kesalahan fatal. Memang tidak mudah menghapal puluhan nama rekan sekerja maupun orang lain yang berada satu atap saat di kantor, tapi bukan berarti Anda tidak bisa mengingatnya.

Agar tidak salah memanggil nama orang, maka ada baiknya Anda mulai membiasakan diri mengingat nama rekan sekerja satu per satu dan biasakan diri untuk sering memanggil mereka.

PAKAIAN YANG PAS UNTUK SUASANA KERJA

PENAMPILAN yang baik merupakan modal utama memasuki dunia kerja. Karena itu, seorang pekerja dituntut untuk menggunakan pakaian yang pantas, artinya tidak melanggar batas kesopanan sesuai dengan kepribadian masing-masing.

Gaya berpakaian yang tepat bagi seorang pekerja ialah dalam batas wajar, tidak dibuat-buat dengan berdandan yang tidak mencolok perhatian. Pakaian rapi, bersih, serasi harus selalu dikenakan oleh seorang karyawan, baik itu di dunia kerja formal maupun informal.

Menurut Ade Hapsari dalam bukunya Anak Bawang Cari Peluang Kerja, ada beberapa pakaian yang pantas dikenakan dalam suasana bekerja menurut gender, di antaranya:

1. Formal

Biasanya lingkungan kerja seperti perkantoran besar yang bonafid menerapkan aturan-aturan yang lebih ketat dan menuntut Anda untuk berpenampilan formal. Namun begitu, gender tetap memengaruhi cara karyawan berpenampilan.

- Pria

Pakaian yang wajib dikenakan adalah kemeja, baik lengan panjang atau pendek, celana bahan juga sangat penting. Di lingkungan ini, memakai jins adalah big No, sebab akan membuat Anda terlihat tidak profesional.

Jika ingin terlihat lebih stylish, Anda dapat memakai sweater lengan pendek atau panjang. Sepatu yang biasanya dipakai adalah pantofel. Ini akan membuat Anda terlihat lebih profesional.

- Wanita

Tak jauh beda dengan pria, wanita pun biasanya banyak yang memakai kemeja, walaupun tidak wajib. Pilihan pakaian perempuan yang ditawarkan untuk pergi kerja lebih variatif daripada pakaian pria. Anda bisa pakai kemeja yang dipadupadankan dengan cardigan atau blazer.

Selain kemeja, Anda dapat menggunakan blus yang terlihat formal, asalkan bukan bahan kaus. Untuk bawahannya, Anda dapat memakai celana bahan atau rok. Untuk sementara, simpan saja bwahan berbahan jins di lemari.

Biasanya beberapa kantor membebaskan Anda untuk memakai pakaian di luar formalitasnya, semisal pada hari Jumat. Nah, pada saat ini boleh sesekali memakai jins. Untuk sepatu, gunakan yang paling nyaman. Jangan sampai hanya karena ingin terlihat stylish, jangan sampai terpincang-pincang karena kaki lecet akibat sepatunya tidak nyaman dipakai.

2. Informal

Beruntung bagi Anda yang bekerja di perusahaan yang tidak terlalu ribet sama penampilan. Misalkan saja di bidang media atau perusahaan-perusahaan yang punya aturan lebih longgar daripada kantor-kantor besar. Anda bisa bebas memakai apa pun, asal tidak melenceng dari aturan-aturan yang sudah ditetapkan oleh kantor, seperti jins, kaus, gau, tank top, sneakers, dan lainnya.

Semua itu dipakai dengan melihat situasi dan kondisi yang ada. Semisal Anda bisa bebas memakai sandal jepit di dalam kantor, tapi saat ada tamu Anda harus menggantinya dengan sepatu.

3. Pemerintahan

Kalau yang ini tidak perlu ditanyakan lagi. Paling mudah memakai pakaian di kalangan pemerintahan. Sebab Anda tak perlu memikirkan pakaian apa dan yang mana yang akan digunakan saat esok hari tiba.

Pakaian kerja di kantor pemerintahan biasanya berupa seragam atau batik (pada hari-hari tententu). Kendati menggunakan seragam atau batik, Anda harus membuat diri nyaman dengan pakaian yang dikenakan.

Nah petunjuk standar tentang penampilan di atas dapat menjadi acuan untuk Anda berpenampilan. Tentu saja Anda harus melengkapinya dengan keterampilan dan kemampuan kerja, cara berkomunikasi yang baik, dan kemampuan menjaga hubungan baik dengan rekan-rekan dan lingkungan kantor. Dijamin dapat menunjang karier Anda lebih baik

PERHATIKAN GAYA BERJALAN ANDA

SADARKAH Anda bahwa gaya berjalan Anda bisa menjadi petunjuk apakah Anda cukup kompeten atau tidak dalam menjalankan sebuah pekerjaan?

Banyak hal di dalam diri kita yang bisa dipakai untuk menjadi petunjuk, seperti apakah sifat, kepribadian, atau kompetensi kita dalam dunia kerja. Anda mungkin pernah mendengar kalimat "you are what you wearing" untuk menggambarkan diri seseorang tanpa harus mendengarnya berbicara. Begitu juga dengan cara berjalan seseorang.

Cara berjalan seseorang diyakini bisa menjadi petunjuk tentang bagaimanakah seseorang melakukan pekerjaannya. Meski tentu saja tidak 100 persen valid, tapi setidaknya cara tersebut bisa dijadikan sedikit gambaran untuk sebuah awal menilai seseorang. Berikut bagaimana cara membaca gaya berjalan, seperti dikutip dari Lemondrop.

1. Berjalan cepat

Orang yang berjalan cepat diyakini juga bekerja dengan cepat. Mereka dianggap mampu menghargai waktu dan pekerjaan mereka. Namun, orang yang berjalan cepat dikhawatirkan tak mampu menangkap detail, atau yang lebih parah, tak mampu menangkap detail, atau yang lebih parah, tak mampu menangkap hal kecil yang ternyata penting.

Orang seperti ini lebih cocok bekerja di bidang data entry atau yang membutuhkan kecepatan secara fisik. Orang dengan tipe seperti ini disarankan untuk bekerja lebih santai atau setidaknya bisa lebih rileks dan menyempatkan diri untuk menyapa rekan kerja yang lain agar tidak dikira tidak mampu bersosialisasi.

2. Berjalan dengan penuh tekanan

Tipe ini dianggap sebagai orang yang percaya diri dan punya kapasitas. Tapi sering kali juga bisa berarti penuh ego. Orang seperti ini cocok untuk mengejar karier hingga ke level eksekutif. Untuk menghindari kesan sombong dan penuh ego, orang seperti ini harus menyertakan senyum dan sapa yang ramah kepada orang-orang yang ditemuinya.

3. Berjalan tak-tik-tok

Orang yang berjalan dengan sepatu yang menimbulkan suara, tidak takut untuk diperhatikan, atau senang diperhatikan dengan memberi pertanda lewat suara sepatunya bahwa ia telah datang ke ruangan tersebut. Hal ini sebenarnya tidak bermasalah, asalkan orang-orang ruangan tempatnya bekerja menolerir hal tersebut atau ruangan tersebut tak terlalu membutuhkan suasana yang tenang.

Pekerjaan sebagai seorang sales cocok untuk orang seperti ini. Sedangkan jika suara sepatu tersebut mengganggu banyak orang, segeralah pergi ke tempat servis sepatu untuk meredam suara tak-tik-tok tersebut.

4. Berjalan di belakang grup

Pertanda ini bisa diaertikan kalau orang tersebut tidak tertarik untuk berhubungan dengan orang lain. Ini bisa jadi indikasi bahwa ia tidak atau kurang cocok bekerja dalam tim. Tak heran, orang seperti ini dianjurkan untuk melakukan pekerjaan yang sifatnya solo atau bukan tim. Jika masalahnya ada di sepatu yang membuatnya tak mampu berjalan cepat, maka sebaiknya carilah sepatu yang lebih nyaman.

5. Berjalan tanpa suara

Orang seperti ini biasanya tidak memberikan tanda-tanda akan kehadirannya, sampai ia benar-benar terlihat hadir di tempat tersebut. Orang dengan tipe ini bisa jadi menunjukkan kalau kerja kerasnya bisa jadi tak diperhatikan oleh orang-orang. Sama seperti kategori do atasnya, ia lebih cocok bekerja sendiri dari pada dalam tim. Jika Anda adalah tipe seperti ini, pastikan kalau atasan mengetahui kerja keras Anda, misalnya dengan menanyakan bagaimana hasil kerja Anda saat ini.

6. Berjalan membungkuk

Tipe ini adalah orang yang diyakini kurang percaya diri. Karena itu, ia disarankan untuk bekerja di bidang IT yang tidak membutuhkan percakapan atau kerja sama dengan orang lain. Saran untuk orang seperti ini ialah, coba belajar untuk menegakkan bahu Anda agar dada lebih mebusung dan terlihat lebih percaya diri.

7. Berjalan dengan mata lurus ke depan

Orang dengan gaya berjalan seperti ini menjadi pertanda bahwa ia adalah orang yang percaya diri dan fokus pada pekerjaannya. Ia juga cocok menjadi sales atau apa pun yang berhubungan dengan pencapaian sebuah deal yang bisa dicapai dengan bantuan tatapan mata yang penuh sugesti. Buat mereka yang punya gaya berjalan seperti ini, pastikan bahwa hasil kerja Anda sama dengan cara berjalan Anda.

8. Berjalan lamban

Orang seperti ini diyakini sebagai orang yang kurang efektif, tapi pandai melihat detail. Cocok bekerja di bidang kesehatan. Orang seperti ini juga disarankan untuk bekerja lebih efektif agar orang tidak salah paham dengan gayanya.

9. Berjalan zig-zag

Orang yang berjalan zig-zag bisa diartikan sebagai orang yang tidak efisien dalam bekerja. Orang dengan tipe ini lebih cocok bekerja di bidang ritel. Saran untuk mereka yang berjalan zig-zag ialah usahakan untuk berjalan dengan orang lain di samping Anda agar bisa mengontrol gaya berjalan Anda.

10. Berjalan dengan menatap ke bawah

Sudah bisa ditebak, orang yang berjalan dengan menunduk diasosiasikan dengan mereka yang tidak percaya diri, tidak fokus dengan pekerjaan, dan tidak tertarik dengan hal yang akan terjadi di depan. Orang seperti ini cocok bekerja di pabrik. Cobalah untuk berjalan tegak dengan mata menatap ke depan. Anda akan terlihat lebih percaya diri dan orang lain pun akan tertarik melihat Anda

TETAP BERPIKIR POSITIF SAAT BEKERJA

KONDISI tempat kita bekerja, tidak semuanya seperti yang kita bayangkan bahkan cenderung ada yang buruk. Lantas bagaimana bertahan untuk tetap berpikir dan bertindak positif di dalam lingkungan seperti itu?

Ahli komunikasi Sarita Maybin, yang sering mengisi seminar tentang cara berpikir positif, mengaku sering sekali ditanya oleh pesertanya tentang bagaimana bertahan untuk tetap berpikir positif di tengah lingkungan kerja yang negatif. Bagi Sarita, ini adalah pertanyaan penting.

"Saya tahu ini sering terjadi. Karenanya, saya menyiapkan jawaban yang sebut sebagai 3P," jelas Sarita, seperti dikutip dari womensmedia.com.

Rumus 3P didapat Sarita berdasarkan studi yang dilakukan oleh Dr Martin Seligman, yang mencoba merumuskan hal-hal apa saja yang membuat orang tetap berpikir positif di tengah lingkungan yang nedatif walaupun berada di lingkungan yang positif.

P yang pertama, menurut Sarita, kita harus bertanya pada diri sendiri, apakah perlakuan negatif yang kita terima bersifat "personal" atau pribadi. Sering kali saat atasan memarahi kita atau rekan kerja yang cemberut walaupun kita tersenyum padanya, sebenarnya respons tersebut tidak sepenuhnya ditujukan pada kita.

"Mungkin saja ia memang sedang memiliki hari yang buruk. Jadi kita tidak perlu selalu berpikir negatif dan menganggap bahwa mereka tidak suka dengan kita. Lagi pula sebenarnya seseorang tak selalu memikirkan orang lain sebegitu sering seperti yang kita duga," ungkap Sarita.

Selanjutnya, apakah perlakuan tersebut bersifat "permanen"? Cobalah perhatikan apakah sifat negatif yang kita terima sifatnya permanen? Apakah rekan kerja selalu cemberut terhadap kita semenjak kita mengenalnya? Apakah hanya anda yang di cemberuti atau orang lain juga diperlakukan hal yang sama. Dari analisis ini, kita bisa memilih jalan pikiran yang positif agar hidup lebih menyenangkan.

Terakhir, jangan terlalu mengingat hal kecil yang sebenarnya tidak terlalu berpengaruh terhadap gambaran keseluruhan (big picture) kita terhadap seseorang. Tidak ada orang yang sempurna, jadi jangan langsung berpikir negatif setiap kali menemukan cela seseorang.

Menghambat pikiran negatif

Tak hanya berpikir dan bersikap positif terhadap perilaku seseorang, kita juga harus berlaku hal yang sama terhadap situasi yang buruk atau negatif. Jika kondisi tersebut menyerang kita, siapkan rencana lain untuk menghindari pikiran negatif.

Sarita mencontohkan soal kondisi perusahaan tempatnya bekerja yang terkena resesi dan hampir bangkrut. Dibanding mengeluh atau merasa depresi, ia langsung bertindak cepat dengan mencoba bekerja paruh waktu di sebuah perusahaan kosmetik.

Meski ada rekan kerja yang mengejeknya, Sarita tak peduli. Ia merasa melakukan putusan dan untuk mencegah rasa putus asa dan perasaan negatif yang mungkin muncul dengan keadaan perusahaan tempatnya bekerja yang makin memburuk.

"Dengan memiliki rencana lain, kita akan merasa memiliki pilihan. Jika Anda perhatikan, orang-orang yang berpikir negatif adalah mereka yang merasa tidak punya pilihan dan tidak tahu mau kemana. Mereka merasa stuck disitu," tegas Sarita.

Jadi, setiap ada kondisi buruk menimpa kita, segera cari pengalaman baru yang bisa menimbulkan pikiran dan perasaan positif.

Cari kehidupan lain

Tak ada yang salah dengan orang yang mencintai pekerjaannya. Mencintai pekerjaan justru akan membuat kerja kita menghasilkan sesuatu yang luar biasa. Namun, jangan sampai pekerjaan merenggut semua sisi keidupan kita. Berikan waktu dengan kegiatan lain seperti melakukan hobi, berkumpul dengan keluarga atau teman-teman, atau kegiatan lain di luar pekerjaan.

"Penelitian sudah mebuktikan bahwa seseorang yang memiliki kehidupan yang seimbang antara karier dan keluarga atau hobi, akan lebih memiliki pikiran yang positif karena saat satu sisi kehidupan mereka tidak berjalan dengan baik, ia bisa menemukan keseimbangan lainnya, rasa percaya diri, harga diri, dan kesenangan dari sisi kehidupannya yang lain," jelas Sarita panjang lebar.

Jangan biarkan urusan pekerjaan menguasai hidup kita. Karena akan sangat menyedihkan jika di setiap saat dan setiap waktu, pikiran kita selalu tertuju pada pekerjaan.

"Jadi setiap ada hal negatif di tempat kerja atau di mana pun juga, timbulkan perasaan positif tersebut agar Anda tidak menjadi orang yang mudah putus asa,"

5 ETIKA KESOPANAN DALAM BEKERJA

SEORANG karyawan sekalipun memiliki jabatan strategis tak semestinya berbuat sesuka hati selama berada di ruang kantor. Mereka pun tetap harus menjaga etika kesopanan yang ditetapkan oleh perusahaannya.

Seperti kutip Careerbuilder, ada beberapa etika kesopanan yang harus diperhatikan oleh para karyawan selama berada di lingkungan kantor, seperti:

Tetap menghargai bos

Selama berada di kantor Anda harus bisa menghormati pimpinan, termasuk juga menghargai karyawan lain yang memiliki level jabatan jauh berada di bawah Anda.

Jagalah tutur kata Anda

Apabila Anda sudah menjadi tangan kanan pimpinan, bukan berarti Anda bisa sesuka hati memperlakukan karyawan lain yang level jabatannya jauh berada di bawah. Tetaplah bertutur kata yang baik dengan semua orang, bahkan dengan bos Anda sekalipun.

Dengarkan dan perhatikan perintah dari bos

Anda harus benar-benar memperhatikan setiap perintah yang diberikan pimpinan. Terlebih lagi jika dia sedang menugaskan sesuatu hal yang penting. Jangan buat pimpinan Anda kecewa dan memberikan penilaian buruk terhadap kinerja Anda selama di kantor.

Komunikasi yang baik dengan seluruh karyawan

Anda tetap harus menjaga komunikasi yang baik kepada seluruh karyawan. Tujuannya tak lain untuk menghindari kesalahpahaman dalam penyampaian pesan kepada orang lain.

Saling membantu satu sama lain

Setelah menduduki jabatan yang strategis dan menjadi tangan kanan pimpinan Anda, bukan berarti lantas lepas tangan bila rekan kerja Anda sedang mengalami kesusahan. Cobalah membantu mereka sesuai kemampuan. Mereka tentu saja tidak akan melupakan kebaikan Anda dan mereka pun pasti akan membalas kebaikan bila suatu saat Anda mendapatkan musibah.
(tty)