SELAMAT DATANG DI SMK BHAKTI KARYA

Sabtu, 13 Februari 2010

Penanganan Surat

Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :


Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :


Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.

Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.

“TELEPHONE TECHNIQUE & COURTESY”

Teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra
perusahaan yang positif. Keterampilan dan kemampuan menelepon yang baik
perlu dimiliki oleh semua karyawan di sebuah perusahaan, terutama oleh
operator, receptionist atau junior secretary, sebagai “pintu gerbang” penerima
telepon. Training ini akan membahas tata cara, etiket sampai ketrampilan
menelepon yang baik, untuk menghindari keluhan dari penelepon maupun
penerima telepon.
Materi bahasan:
1. Introduction: citra professional, pentingnya teknik dan etiket bertelepon
yang baik.
2. Professional telephone conversation:
a. Sikap positif
b. Effective communications; suara, pilihan kata yang baik
c. Active listening
d. Assertiveness
e. Wawasan luas.
3. Teknik dan etiket dalam:
a. Menerima telepon
b. Holding/transferring
c. Menelepon.
4. Menghadapi penelepon sulit.
Metode pelatihan: pembahasan konsep , role play/latihan praktek
Target Peserta : Receptionist, Operator telepon, Sekretaris, Customer
service officer.

Wartel adalah singkatan dari warung telepon / warung telepon adalah suatu unit bisnis atau unit usaha yang memberikan jasa pelayanan telekomunikasi dalam bentuk sambungan telepon kepada para konsumen dengan tarif tertentu sesuai yang telah ditetapkan sebelumnya serta berlaku secara umum. Di wartel kita bisa menelpon ke telpon rumah dan telepon seluler. Berikut ini adalah cara atau tips panduan langkah-langkah dalam menggunakan jasa wartel :

1. Persiapan Sebelum Ke Wartel
- Siapkan uang untuk membayar tagihan wartel yang akan ditagihkan kepada anda seusai menelpon.
- Siapkan nomor telepon orang yang akan anda hubungi. Jangan sampai sampai di wartel anda pulang lagi karena lupa nomernya.
- Berpakaian yang sopan dan bersikap yang baik karena kalau tidak sopan bisa diusir sebelum masuk ke dalam wartel.
- Buang air kecil maupun besar sebelum ke wartel agar pada saat ditengah-tengah obrolan telepon anda tidak kebelet pipis atau boker.

2. Ketika sampai Di Wartel
- Jika pernjaga wartel tidak ada di tempat sebaiknya ditunggu sampai orangnya ada agar tidak menimbulkan masalah nantinya kecuali dalam keadaan darurat.
- Masuk ke dalam bilik telepon dengan sopan dan jangan membanting pintu.
- Antri yang rapi jika wartel sedang penuh, duduk dengan baik dan jangan mendahului giliran orang yang datang lebih dahulu.
- Periksa perangkat hardware wartel sebelum dipakai. Jika rusak pindahlah ke bilik wartel lain. Jangan diutak-atik agar tidak kesetrum listrik.

3. Ketika Menelepon di Wartel
- Jangan merusak perangkat wartel yang ada karena perangkat wartel tersebut adalah milik pemilik wartel.
- Meneleponlah seperlunya jika wartel sedang penuh dan banyak antrian, karena mungkin saja orang lain sedang sangat membutuhkan telepon saat itu.
- Jangan curang dengan memasukkan kode2 tertentu untuk merubah sistem perhitungan pulsa atau waktu pakai telpon anda, karena bisa saja anda tertangkap basah dan siserahkan ke pihak yang berwajib alias polisi.

4. Setelah menggunakan telepon wartel
- Datangi penjaga kasir wartel untuk membayar tanpa menodongkan senjata apapun.
- Bayarlah sesuai tagihan yang tertera pada struk pembayaran jika ada. Periksa struk atau bon wartel tersebut apakah sudah benar dan tidak curang. Komplen tagihan jika hitungannya tidak benar atau asal-asalan.
- Bayar dengan uang asli dan jika menerima uang kembalian jangan lupa melalukan 3d alias dilihat, diraba, dan diterawang.
- Jika sudah selesai semua, maka tinggalkan wartel.

----

Inti Langkah Menggunakan Jasa Wartel Yaitu :
1. siapkan uang dan nomor telepon yang hendak dihubungi
2. datang ke wartel dan mulai berbicara dengan telepon wartel
3. bayar dan pulang

Penanganan Telepon

Teknik menelepon
Lima belas detik pertama menelepon sangatlah penting. Kunci suksesnya adalah mengetahui cara memuat suara Anda profesional. Adapun cara menelepon adalah sebagai berikut :
1. gunakan suara alami anda, mengubah suara untuk menciptakan kesan lain secara tidak sadar, selain palsu juga berbahaya bagi suara anda
2. berdirilah saat menelepon, posisi ini meningkatkan ketegasan dan kekuatan anda. Tersenyumlah selagi bicara. Senyum melepaskan endorfin dalam tubuh. Endorfin adalah hormon rasa senang, anda akan merasa lebih baik, demikian juga lawan bicara
3. perhatikan respon lawan bicara, apakah mereka sering salah mendengar nama anda atau minta diulangi? Apakah mereka ragu-ragu saat anda menginginkan mereka bicara? Mungkin mereka tidak bisa mendengar atau memahami anda dengan baik
4. dengarlah secara aktif, tunjukkan pada lawan bicara bahwa anda mendengarkan, gunakan respons positif seperti ”ya”, ”saya paham,” dan ”tentu”
5. ketahui alasan anda menelepon. Ini penting. Anda harus mampu mengucapkan motivasi dengan singkat dan jelas. Hal ini terdengar jelas, tapi banyak orang yang tidak menguasainya sehingga membuat kesan pertama yang kurang meyakinkan
6. ketahui sebanyak mungkin tentang orang atau perusahaan yang anda telepon
7. carilah koneksi di perusahaan tersebut sebelum menelepon. Jika tidak ada, tentukan orang yang akan anda hubungi (seperti piminan HRD, staf senior, atau manajer tertentu)
8. bersikaplah antusias dan sopan. Jika anda tersambung dengan orang yang dihubungi, tanyakan apakah mereka bisa bicara saat itu atau mungkin lebih baik menelepon lain kali.
9. jaga respon anda singkat dan lugas
10. bersikaplah ramah namun profesional
11. catatlah (terutama nama)
12. pastikan anda menindaklanjutinya dengan mengirimkan bahan yang mereka minta. Tanyakan apakah mereka ingin bahan-bahan dikirimkan melalui telepon, email, dan sebagainya
13. pastikan anda mengirimkan ucapan terima kasih setelah pembicaraan telepon penting (wawancara, berbagai informasi, dan sebgainya)


Sumber : KOMPAS & Majalah FORSEL, 4 Desember
2006