SELAMAT DATANG DI SMK BHAKTI KARYA

Senin, 27 April 2009

MODUL KEARSIPAN (RANGKUMAN)

C. Rangkuman

1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.

2. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan yang berisikata/nama/masalah. Selain itu berdasarkan fungsinya, terdapat guide primerdan guide pembantu.

3. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yangmempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkanbagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. Selain itu guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta ditemukan kembali.

4. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasikelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yangbanyak; (2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapanbidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad; (3)menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.

5. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpankelompok berkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakandalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad, yaitu folder campuran,folder individu, dan folder khusus.

6. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order),bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Kata tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama, nama kota dan ngarapada baris kedua, Atau, pada baris pertama dicantumkan nama kota dannegara, sedangkan pada baris kedua dicantumkan nama jalan atau alamat.


D. Tes Formatif 1

Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “Serba Ada”. Pada tanggal 15Maret 2002 anda menerima delapan surat yang berasal dari Anton, Caterina,Budi, PT Erman, Fransiska, Joko, PT Ambar, dan Elya. Jelaskan secarasingkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. Sistem penyimpananyang digunakan oleh Toko “Serba Ada” adalah filing sistem abjad.


























Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A Kavling 4 Lantai 3
Jl. RS Fatmawati, Jakarta Selatan


Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga auditor di perusahaan Bapak.

Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Anton Bahtiar
Tempat/Tanggallahir: Surabaya, 12 Desember 75
Pendidikan Terakhir : SMEA Jurusan Akuntansi
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat Jakarta Selatan
Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut saya lampirkangambaran identitas saya sebagai berikut.
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotocopi ijazah dan transkrip nilai,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,



Anton Bahtiar

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003


Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah mem baca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.
Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Caterina Daud
Tempat/Tanggallahir: Surabaya, 10 Maret 1976
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan.
Sebagai bahan pertimbangan bagi bapak berikut saya lampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan dan kelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,





Caterina Daud


Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaanBapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Budi Waluyo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 1 Desember 1974
Pendidikan : SMEA Jurus an Akuntansi
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 SaruaPermai Ciputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,


Budi Waluyo




Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,


Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukanlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga administratif di perusahaan/toko yang Bapak pimpin. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagaiberikut.
Nama : Fransiska
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Agustus 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Sekretaris
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 SaruaPermai Ciputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Fransiska

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lantai 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaanBapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajuknlamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaanBapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut .

Nama : Joko Purnomo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Desember 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Joko Purnomo

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.

Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut
Nama : Elya Raharjo
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Oktober 1975
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,




Elya Raharjo

Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003

Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada”
Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. 3
Jalan RS Fatmawati, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan diharian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu, saya mengajukan lamaransecara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.
Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut

Nama : Ambarwati
Tempat/Tanggal lahir : Surabaya, 12 Oktober 1976
Pendidikan : SMEA Jurusan Tata Niaga
Alamat : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua PermaiCiputat, Jakarta Selatan

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan:
1. Daftar riwayat hidup,
2. Fotokopi STTB SMEA,
3. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi,
4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,
5. Pasfoto.

Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.


Hormat saya,


Ambarwati

F. Kunci Jawaban Formatif 1

Surat ditemukan pada filing cabinet (lemari berkas) pada laci, guide(pemandu), dan folder di bawah ini.

SURAT KODE LACIFILING CABINET GUIDE FOLDER

Ambarwati A - B Am
Ambarwati

Bahtiar Anton A - B Ba Anton Bahtiar

Daud Caterina C - D Da
Caterina Daud
Fransiska E - F Fr
Fransiska
Purnomo Joko I - J Pu
Joko Purnomo
Raharjo Elya Q - R Ra
Elya Raharjo
Waluyo Budi W - X Wa
Budi Waluyo










G. Lembar kerja 1

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN
1. Alat
Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) iniberjalan dengan baik, diperlukan alat seperti berikut.
a. odner (pengganti filing cabinet);
b. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip);
c. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip);
d. alat tulis -menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex);
e. guide;
f. folder/map;
g. stop map, atau
h. stempel waktu.

2. Bahan
Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut.
a. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan).
b. format bon peminjaman.

3. Langkah Kerja
a. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya.
b. Isi bon peminjaman.
c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.
d. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kodearsip.
e. Ambil arsip yang diminta.
f. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.
g. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya.





BAB IV PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, Anda berhak mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan, Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya.
Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten, apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasiprofesi. Selanjutnya, hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentupemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat, Andaberhak mendapatkan sertifikat kompetensi ya ng dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis.
















DAFTAR PUSTAKA

Biro Tata Usaha Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1995.Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkunganDepdikbud. Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1984. Kamus BahasaIndonesia. Jakarta: Gramedia.

Engelbertus Martono. 1981. Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran. Jakarta: Karya Utama.

Maulana M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara KaryaAksara.

Sulistyo Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: GramediaPustaka Utama.

Syamsul Anwar. 1999. Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.Sri Widayati. 2000. Sistem Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip,Jakarta: PPPG Kejuruan.

The Liang Gie. 1979. Kamus Administrasi Perkantoran. Surabaya:Nurcahya.

Zulkifli Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

MODUL KEARSIPAN 1

BAB II PEMBELAJARAN

• RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT

Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen
SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad
Alokasi Waktu : 48 jam









KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Pembelajaran 1:
Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abjad

•Tujuan Pembelajaran 1

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1, diharapkan Anda
1) dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;

2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad;

3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad.


B. Uraian materi 1


FILING SISTEM ABJAD

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.

Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena

1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.

Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.

PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.

1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjaddibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.

a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.

b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar.
Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.

c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.

2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.

Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.

a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.

b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.

c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal.

Pemeliharaan Folder
Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu (1) folder yangkelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak.

Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.•Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya.Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).


3. Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian.Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkapatau label dalam tab guide dan folder.

a. Label Guide
Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketikdan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor.Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu danmempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.

b. Label Folder
Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebutlangsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang.

Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatuarsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakanadalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.

Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dantidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan labeladalah hal-hal sebagai berikut.

1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);

2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dansetengah bagian atas. Setelah itu, label dilipat ke bawah dandiletakkan pada bagian belakang folder;

3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebutstraight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini.
Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.

Indexing Order
Straight Order

Sujono, H S
H.S. Sujono

Andalan, Sabukinten P
Sabukinten P. Andalan

Brown, Sue L (Miss)
Miss Sue L.Brown

Nainggolan, Rita (Dra)
Dra. Rita Nainggolan


.

4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk luruspenuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudahdilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat.

Folder-baru mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.

c. Label Tempat Penyimpanan
Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempa tpenyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;
2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awaldan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentangalfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalamrentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, denganA1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.

d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis
Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentusaja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetisyang ada akan dibahas berikut ini.

1) Variadex System
Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta,Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan denganmenggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan danpenemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye,kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi
pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk namayang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yangberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning.Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yangberwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarnakuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folderuntuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.

2) Alpha Code System
Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Paloalto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yberwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warnayang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yangdiformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.

Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepa tdilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka danditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapat diperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi.

Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda.

3) Super Ideal System
Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon,Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama.Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contohBE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetisyang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H,M).
Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi sepertiguide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihatalfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tabguide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepatdan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individuuntuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinas iposisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebihsering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.

4) Alpha – Z System
Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warnapada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secarasederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folde rmempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latarbelakang putih untuk menandai huruf alpabet.Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kodewarna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisifolder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian darialfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yangdipindahkan.Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapatditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan.Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasatetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip.
Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah Amerah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abu-abu,H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N - Z.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.
1. Keuntungan
a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkaspada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkannama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;
b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.

2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaianpemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segikeamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.

PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA
BERHATI-HATI

Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut.

1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas

MODUL AJAR MENGETIK

MENGETIK MANUAL
SISTEM 10 JARI



Pengajar :

DWI YULIANTO, S.Pd.
500123003



PROGRAM STUDI
ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK BHAKTI KARYA KARANGANYAR
2006/2007












Bidang Keahlian :
BISNIS DAN MANAJEMEN


Program Keahlian :
ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS


Kompetensi : Mengetik Naskah dan dokumen
Sub-Kompetens : Pengenalan mesin ketik dan Penguasaan mengetik manual
Alokasi Waktu : 72 jam



PERISTILAHAN/GLOSARIUM

Penguasaan Tuts (Keyboarding) : Menguasai tuts dengan sistem 10 jari dan buta

E p m : Entakan per menit

Kecepatan : Mengetik dengan cepat dengan dengan gunakan uts perhitungan

Ketepatan/Ketelitian : Kesalahan yang dicapai










PRASYARAT
Anda memiliki kemampuan awal berupa penguasaan bagian-bagian dan fungsi mesin ketik yang akan digunakan, serta cara duduk yang baik dan benar pada waktu mengetik.
Selain itu harus menguasai tiga sistem mengetik yaitu
(1) mengetik dengan sistem 10 jari (ten fingers system);
(2) mengetik dengan sistem buta (blind system);
(3) mengetik dengan sistem irama (rytm system) sesuai dengan SKN Bidang Bisnis dan Manajemen, atau telah mempelajari modul-modul tertentu secara tuntas dengan
menunjukkan alat bukti yang otentik.













TUJUAN AKHIR
Spesifikasi kinerja yang diharapkan dikuasai setelah menyelesaikan pemelajaran modul ini.
a) Anda dapat mengoperasikan mesin ketik yang mencakup
1) mengenal bagianbagian mesin ketik;
2) menjelaskan tanda-tanda baca dan tanda lainnya pada tuts;
3) menghasilkan sikap duduk yang benar pada waktu mengetik; (
4)menjelaskan fungsi jari-jari pada tuts (keyboarding);
5) menerapkan system mengetik;
6) mengetik kalimat pendek
7) mengetik cepat berbagai naskah.
b) Anda dapat mengetik dengan sistem 10 jari, berirama, dan tanpa melihat (buta) untuk berbagai naskah.













Jenis-jenis Mesin Ketik

Penggolongan mesin ketik dilakukan berdasarkan
a. Besar kecilnya mesin ketik.
• Mesin ketik standar.
• Mesin ketik semi standar
• Mesin ketik portable.

b. Panjang pendeknya gandaran mesin ketik
• Mesin ketik gandaran pendek.
• Mesin ketik gandaran panjang.

c. Jenis mesin ketik
• Mesin ketik manual.
• Mesin ketik listrik.
• Mesin ketik elektronik
• Komputer (personal komputer)

Merek-merek Mesin Ketik :

Beberapa merek-merek mesin ketik adalah

Adler,Brother, Continental,
Erica, Halda, BM (International Business Machines),
Olivetti,Oliver, Optima,
Olympia, Philips, Remington,
Royal, RC. Allen, Simag,
SmithCorona, Underood, Vios, Meruzen, dan Rinnai



.KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

Mesin Ketik Keuntungan Kelemahan
1. Manual
Dapat digunakan tanpa listrik.
Mudah digunakan
Pemeliharaan mudah
Pita dapat digunakan berkalikali
¡ Mengetik menggunakan tenaga.
¡ Tidak dapat menyimpan memori/data

2. Elektrik
Tidak menggunakan tenaga
pada saat kita mengetik.
Hasil ketikan tampil bagus.
Dapat menghitung secara
otomatis.
¡ Bola huruf susah untuk
ditemukan.
¡ Pita hanya sekali digunakan.
¡ Tidak dapat menyimpan
materi/data.

3. Elektronik
Mempercepat pekerjaan
Hasil ketikan tampil bagus
Dapat menyimpan
memori/data.
Tambah perintah secara
otomatis.
Menggunakan warna.
¡ Tidak bisa digunakan kalau
mati lampu.
¡ Pita digunakan sekali.
¡ Pemeliharaan cukup mahal.











Bagian-bagian Mesin Ketik


Gandaran, Kerangka Mesin, dan Tuts (keyboard).













Bagian-bagian mesin ketik :

1. Bilah spasi otomatis (space bar of continuous repetition).
2. Bilah spasi (space bar).
3. Mengubah huruf besar sementara (shift key).
4. Kunci pengubah huruf besar (shift lock).
5. Pelepas margin (batas), pengganti baris spasi otomatis (margin release, stop
and outomatic paragraph and the type bar release).
6. Pengatur tekanan pengetikan (pulsation regulator).
7. Tombol/kunci pasang tabulator (key of tabulator stop pre-arangement).
8. Penutup mesin yang dapat dibuka (moveable cover).
9. Pengait yang berfungsi mengembalikan kertas pada posisi ketik ke arah sebelah kiri dan naik sesuai penentu jarak baris (Line space bar and return of carriage to the beginning of the line).
10. Plastik bening/transparan penahan kertas (tanda patent deflector with liner holes).
11. Pelepas gigi rol (roller release).
12. Pengatur jarak spasi (line space gauge).
13. Tombol pelepas kereta otomatis (sarriage release kery).
14. Tombol/kunci untuk melepas gigi spasi (key for dis connecting the line space
temporaly).
15. Pengatur margin/batas kiri dan kanan (front scale).
16. Skala untuk setering (penanda tengah) kertas pada mesin ketik (escles for
central the paper).
17. Tombol penuntun kertas (leteral guide).
18. Papan/sandaran kedua (support bar for relation and cancellation).
19. Penahan kertas/kartu untuk mencocokkan posisi huruf yang akan kita ketik
pada kertas (card-holder with reference guide for the paper position scale).
20. Skala untuk membuat posisi tengah untuk suatu judul (scale for centralizing
headings).
21. Skala untuk menentukan posisi kereta (carriage position scale).
22. Mistar penjepit dan penuntun skala kertas (fixing paper bar).
23. Papan skala bagian depan (front scale).
24. Tombol pembebas/pelepas kertas (paper feed release).
25. Petunjuk untuk mengetahui beberapa cm sampai ke akhir halaman (pageend
indication).
26. Penuntun letak pengetikan (type guide).
27. Tombol tabulator (coloum disposition bar).
28. Tombol pelepas kunci tabulator (key for releasing tabulator stop).
29. Penentu warna pita (ribbon position selector).
30. Tombol spasi mundur (one-step back spacer).









Berdasarkan tanda-tanda baca dan tanda-tanda lain pada setiap tuts (keyboard), mesin ketik dijabarkan sebagai berikut.

1. Tuts tanda baca, terdiri atas:

. = Tanda titik
, = Tanda koma
! = Tanda seru
: = Tanda titik dua atau bagi
; = Tanda titik koma
? = Tanda tanya

2. Tuts tanda lain, terdiri atas:

- = Tanda sambung, pemisah atau kurang
_ = Tanda garis bawah () = Tanda kurung
/ = Tanda garis miring + = Tanda tambah
* = Tanda bintang (asterisk) 2 = Tanda ulang
§ = Tanda paragraph ± = Tanda kurang lebih
£ = Tanda pound sterling @ = Tanda satuan
¢ = Tanda sen Rp = Tanda rupiah
“ = Tanda amlaut ‘ = Tanda aksen
½ = Tanda pecahan setengah ¾ = Tanda pecahan seperempat
o = Tanda derajat # = Tanda silang (buffers)
% = Tanda persen = = Tanda sama dengan















TEKNIK MENGETIK

Sikap pada Waktu Mengetik

1) Duduklah dengan tepat di hadapan mesin ketik.
2) Punggung harus tegak dan bersandar pada kursi.
3) Dada tidak menekan meja.
4) Bahu dan lengan atas dalam keadaan tidak tegang/santai
5) Siku dekat dengan badan, lengan bawah mendatar dan sejajar dengan papan tuts (membentuk sudut ± 90ยบ).
6) Jarak antara mesin ketik dan badan tidak lebih sepanjang lengan bawah.
7) Kedua telapak kaki menapak rata di lantai dan kaki kiri maju sedikit ke depan dari kaki kanan.
8) Mata terarah ke naskah (copy).
9) Pergelangan tangan sedikit rendah dan telapak tangan jangan menyentuh mesin ketik serta jari-jari melengkung membentuk kurva di atas tuts pangkal (home-key).


CARA MEMASANG KERTAS

Ambilah dua lembar kertas buram. Lembar yang atas akan terketik, dan yang bawah
membantu sebagai alas.

Masukkan kertas ke rol putarlah rol searah jarum jam.

Penjepit kertas harus menutup.Untuk meluruskan kertas, bukalahpenjepit/pelepas kertas (dorong keatas).

Temukan dua ujung kertasnya dan luruskan.

Tepatkan tepi kiri kertas pada skala 0 (nol),tutup kembali penjepit/pelepaskertasnya (arahkan ke bawah).

Untuk mengawali ketikan, putarlah rol sehingga ujung kertas turun ke garis pedoman kaki huruf atur jarak baris satu setengah .

Naikkan kertas dengan cara menarik pengait sebanyak empat kali.












SISTEM MENGETIK

Sistem mengetik terdiri dari tiga macam yaitu:
1) Sistem mengetik 10 jari (ten fingers tuch system).
2) Sistem buta (blind system)
3) Sistem berirama (rhythm system)




Peletak Jari-jari pada Tuts (Keyboard)

Tangan Kanan
Jari telunjuk mengentak tuts : H n y j m u 6 7 ¢ &
Jari tengah mengentak tuts : k , i 8 *
Jari manis mengentak tuts : 1 . o 9 (
Jari kelingking mengentak tuts : : / ? p 0 ) ‘ - _ ½ ¼ “ ± = + dan
shift key
Ibu jari mengentak tuts : Bilah spasi (space bar) dan bilah tabulator
--
Tangan Kiri
Jari telunjuk mengentak tuts : F v r g b 4 5 $ %
Jari tengah mengentak tuts : d c e 3 #
Jari manis mengentak tuts : S x w 2 @
Jari kelingking mengentak tuts : A z q 1 ! dan lock, shift key
Ibu jari mengentak tuts : Bilah spasi (space bar)
UNTUKMU TEMAN

Langit hitam berbenang merah bersulam darah
Halilintar bergetar menebarkan tebaran getar
Lautan berbingkai bangkai melukis mati
Bumi berajah api membakar hati
Hutan berimba cahaya menyilaukan rasa
Semesta berbicara berakhirlah dunia

Halilintar menyambar melontarkan kabar berlontar mati
Darah melambai-lambai di atas periuk berduri
Jiwa berumbai-rumbai dalam dekapan mimpi
Rongga api di hentakan ke dasar bumi

Kepapakan gagak berapi suci
Meniadakan nafas yang telah pergi

Sinar seperti bayangan bulan mengelegar membuka pintu kematian
Sayatan pedang berduri tajam di tarik pelan
Nafas telah panas sudah saatnya pergi
Kembali kedaLam pusaran cahaya remang
Selamat jalan

Puisi Ku..............

Kurayapi sekujur kesepianku


Kurayapi sekujur kesepianku
Mengundang angan dan sengat kumbang
Mata bintang yang diam dan berkelesatan
Menyuguhi harapan di semesta lenggang

Sampai kasih dan ingin terbentang
Membujuk pengembara merakah
Yang tenggelam di bawah kubang resah
Menanti dara cantik yang telah datang

Membujuk arah pengembara merambah
Terus mewangi aroma bunga cinta sampai ujung hari
Membangkitkan gairah sang pencinta dalam darah
Yang menentangkan kesenyapan sendiri

Ku temukan perempuanku
Dalam batas asa ku mengagumi sesok diri membaui
Dan membenamkan dua serpihan bintang
Yang memancarkan pesona terang

Ia selalu memintaku melukiskan kisah yang ada
Atas cinta terperi di dinding-dinding hati
Kami hanyalah sepasang pecinta mengharap sejati
Bersama berkelana dari waktu-kewaktu menjaga setia